Апостиль — это специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией об отмене требований легализации иностранных официальных документов проставляется на официальных документах, исходящих лишь от учреждений и организаций как участника Гаагской конвенции, и не требует дальнейшего заверения или легализации, признается официальными органами всех государств — участников Конвенции.

 
Данный порядок применяется в отношениях между Украиной и странами-участницами конвенции, за исключением Германии, которая в соответствии со ст.12 указанного соглашения высказалась против присоединения Украины к Гаагской конвенции. Официальные документы со штампом апостиля не требуют какого-либо дальнейшего засвидетельствования (легализации).

Апостиль может быть проставлен на самом документе в виде штампа либо прилагаться к нему на отдельном листе. Сертификат имеет стандартную форму, предписанную конвенцией, и содержит в пронумерованных полях информацию о стране происхождения документа, лице, его подписавшем, а также о том, кто, где и когда произвел заверение, его подпись и печать, регистрационный номер. В верхней части сертификата обязательно имеется надпись "APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)". Процедура апостилирования занимает от 5 до 15 дней.
 

Суть конвенции заключается в том, что при наличии апостиля на документе, происходящем из одной страны-участницы конвенции, дополнительная легализация документов для использования их в другой стране-участнице не требуется. Это первое важное преимущество апостиля по сравнению с консульским заверением. Второе состоит в том, что все заверение производится в рамках одной юрисдикции, а цепочка заверений несколько сокращается, что экономит деньги, силы, и, главное, время участникам международной деятельности.

По условиям конвенции, заверению апостилем подлежат только официальные документы, то есть документы, подписанные государственными чиновниками, нотариальные акты и т.п. При этом апостилем заверяется подлинность подписи этого государственного чиновника или нотариуса. Само же содержание документа органом, проставляющим апостиль, не подтверждается и не проверяется. Оно остается на совести составителя документа.
 

Каждая страна уполномочивает те или иные государственные органы на совершение такого заверения. В Украине полномочия по проставлению апостиля предоставлены:

• Министерству юстиции Украины - на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины;
• Министерству науки и образования - на официальных документах, выданных учебными учреждениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые относятся к сфере образования и науки;
• Министерству иностранных дел Украины - на всех других видах документов.

 Апостиль проставляется:

• на документах, которые исходят из органов судебной власти Украины;
• на документах, которые исходят из органов прокуратуры Украины, органов юстиции;
• на административных документах;
• на документах об образовании и ученых званиях;
• на документах, оформленных государственными и частными нотариусами;
• на официальных свидетельствах, сделанных на документах, подписанных лицами в их личном качестве, таких как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, который существовал на определенную дату, и официально и нотариально заверенных подписях.

Эти правила не распространяются: